Резултатите от тренингите за меки умения често настъпват постепенно и се изразяват в нематериални промени, които може да не изглеждат толкова очевидни или обективни (в сравнение с тези от обученията за компютърни умения например). Поради тази причина въпросът за измерване на тяхната ефективност е от съществено значение за мениджърите в съответната компания, тъй като за тях е важно да разгледат възвращаемостта на направената инвестиция (Return on Investment).

Има три основни въпроса, на които организацията трябва да обърне внимание, за да придобие представа за стойността и ефективността на една обучителна програма:

• Целите на обучението релевантни ли са спрямо нуждите на организацията?
• Тренингът успешно ли води до пренасяне на наученото в работния процес?
• Разходите за обучение оправдават ли постигнатите резултати?

Накратко тук ще бъдат разгледани основните аспекти на тези три въпроса.

Определяне на цели на обученията за меки умения

За да се измерят резултатите от един тренинг за меки умения, е важно да има цели, които да служат като отправни точки. Ако липсват ясни цели за обучителната програма, представата за ползата от нея може да се сведе до личните коментари и впечатления на участниците, а това крие опасност да се стигне до нейното неточно оценяване поради липсата на обективни данни. Съответно стойността на обучението може да остане неясна. Ако има конкретни и измерими цели за програмата от самото начало, ще има смислени критерии за нейното по-нататъшно оценяване. Ето някои основни насоки за определяне на целите за едно обучение – те трябва да бъдат:

• Стратегически релевантни. Целите на обученията за меки умения трябва да бъдат стратегически съотносими и основани на основните ценности и мисия на организацията, на която ще послужат.
• Фокусирани върху резултатите. Целите на програмата трябва да бъдат фокусирани към крайните резултати на обучението.
• Измерими. Целите на програмата трябва да имат няколко измерими характеристики. Това създава стандарт за измерване производителността на програмата.
• Постижими. Целите на програмата трябва да бъдат реално постижими.
• Ориентирани към цената. Целите на тренингите за меки умения трябва да бъдат съобразени със стойността на самото обучение. По-нататък в текста ще намерите повече информация относно изчисляването на разходите за обучение.
• Обвързани със срокове. Целите трябва да включват някакъв тип планиране на времето или график за достигане на резултати.

Ефект на обучението върху представянето в работния процес

Ако целта на едно обучение е да се подобри производителността на един служител в определен процес, трябва да се определи начин за нейното измерване. Това измерване трябва да се направи преди и след тренинга, за да се определи ползата от него. На следващия етап разходите за обучението могат да бъдат сравнени с реалните подобрения, които са настъпили.

За да се определят показатели за ефективността на даден служител, трябва да се идентифицират ключовите компетентности, които водят до неговото успешно представяне. Например, за задържането на клиенти ключово умение е ефективното справяне с оплаквания, т.е. справяне с гневни клиенти. В този случай е възможно да се придаде обективна количествена оценка за ефективността на обучението като се измери броят загубени клиенти преди и след тренинга. След това тази информация може да бъде сравнена с разходите за обучението. По такъв начин след като веднъж са набелязани съответните поведения и тяхното потенциално влияние върху успешното представяне в работата, е възможно те да бъдат превърнати в измерими финансови показатели.

Изчисляване на разходите за обучение

Разходите за обучение трудно могат да бъдат изчислени без цялостна система за техния анализ. Много треньори защитават своя подход чрез обстойно аргументиране на съдържанието на обучението, неговата методология и ефективност.  Когато всички релевантни фактори се изолират и подкрепят от данни, много по-лесно може да се вземе решение дали да се проведе обучението и ако да – кога и как. Съответно, разполагайки с правилните данни, може да се определи дали обучението да бъде вътрешно или с външен изпълнител. Ето някои от въпросите, на които трябва да се отговори, за да се определят разходите за обучение:

• Помещения: Къде ще се проведе обучението? Нужни ли са хотелски стаи и зали за срещи? Ако обучението е онлайн, нужни ли са определени ресурси за техникa, поддръжка на софтуер и хардуер? Възстановяват ли се разходите на участниците за настаняване, когато участват в тренинг с преспиване?
• Треньорски екип: Какво ще бъде заплащането на обучаващите – постоянна заплата, дневни разходи или заплащане на услуги от външна фирма-изпълнител? Трябва ли компанията да плаща за сертифициране на обучаващите или за такси за лиценз на използваните материали?
• Участници: Какви са общите комбинирани разходи за времето прекарано в обучение? Каква е цената за времето прекарано извън офиса, по семинари, в пътуване или в подготовка за обучението в работно време.
• Материали: Какви материали ще бъдат използвани в обучението? Какви са информационните носители и средствата за разпространение – книжни материали, дискове, проектори, онлайн страници? Как ще бъдат придобити тези обучителни материали? Ще има ли разходи за доставка, опаковане и разпространяване? Ако материалите се изработват вътре във фирмата, налични ли са нужните специалисти или трябва да бъдат наети външни експертни лица? Материалите ще бъдат ли актуални към времето на провеждане на тренинга? Ако не – какви ще бъдат разходите по тяхното обновяване?
• Маркетинг и комуникация: Ще се изработват ли материали за повишаване на интереса към обучението? Различните брошури, книжки, пощенски пратки и уеб страници са свързани с разходи по тяхното изработване, освен цената за материалите, от които са направени. Висшият мениджмънт ще изразходва ли време за „продаване“ на обучението вътре в компанията? Служителите ще бъдат ли ангажирани с предварителни информационни срещи? Колко време ще бъде изразходвано в запознаване с обучението?
• Възстановяване на разходите за обучение: Каква е цената на същинската полза от обучението (ползата както е описана в договора с обучаващата компания)? В каква степен наученото се прилага от служителите? Какви са разходите за усвояване и разпространяване на ползите от тренинга? Политиката на обучаващата компания включва ли възстановяване на разходите при неуспешно покриване на изискванията за обучението?

Някои не толкова очевидни съображения са:

• Крива на ученето. Колко време ще отнеме на служителите да „напреднат“ с прилагането на наученото от обучението? Каква е цената на адаптивния период и на потенциалните грешки в процеса на учене? Ако служителят е част от някакъв производствен процес, какви са загубите в продукцията, поради това, че той не е бил напълно обучен от самото начало?
• Възпрепятстване на продуктивността. Какво би правил служителят, ако не отделяше от времето за задълженията си, за да бъде обучен? Би ли генерирал повече приходи за компанията? Как би могло това време да се използва по по-печеливш и ефективен начин? Вероятно ли е същото това време да доведе до развиването на нови продукти или клиенти, на по-бързо производство или на по-висока организационна ефективност?
• Корпоративна култура и очаквания. Някои организации имат огромни очаквания по отношение на имиджа и културата, които насърчават чрез своите обучения. Тренингите могат да бъдат доминираща част от корпоративната култура и да катализират много други програми, които имат за цел да допринесат към обучителния процес. Повишенията и системите за възнаграждения могат да бъдат обвързани с усилията, полагани в обучение. Могат да бъдат включени стимули за завършване на обучение или за постигане на целите, които са поставени в него. Всички тези очаквания водят до по-високи разходи „на служител“. Нещо повече – тъй като компаниите, които са активни в обученията, използват най-добрите методи и материали, разходите могат да бъдат още по-високи.

Всички тези нематериални разходи трябва да бъдат анализирани, за да се определи общата цена и съответните ползи от обучението.

Ползи от обученията за меки умения, независимо от измерванията за възвращаемост на инвестицията

Тъй като (въпреки всички анализи) качествените резултати трудно се превръщат в количествени мерки, е добре да се обърне внимание и на други ползи от обученията за меки умения, които също имат отношение към тяхната ефективност:

• Динамична работна култура – служителите са по-подготвени за проактивно и позитивно отношение към разрешаването на проблеми и техният стремеж към развитие е по-силен.
• Успешно въвеждане на промени – ефективното лидерство, повишената лична мотивация и по-добрата комуникация водят до по-висока ангажираност и по-активен принос към планираните промени.
• Повишена удовлетвореност – по-добрата комуникация и отворената, динамична работна среда повишават цялостната удовлетвореност.
• Намалено текучество на персонала – по-удовлетворените и ангажирани хора са по-малко склонни да напуснат компанията. Заплатата и другите придобивки стават по-малко важни, когато служителите се чувстват уважавани, ценени и подкрепяни.
• По-ефективни срещи – отворената и открита комуникация, заедно с ефективното фасилитиране на срещите, спестява време и повишава сътрудничеството при вземане на решения и разрешаване на проблеми.
• Повишена продуктивност – ефективното лидерство, по-високата мотивация и подобрената комуникация води до постигането на по-добри резултати.
• Спестяване на време на мениджмънта – подобрената комуникация и сътрудничество между колегите води до по-малко конфликти и по-малка нужда от време, което мениджърите трябва да отделят за подобни проблеми.